Kako postaviti Gmail račun kao profesionalac

Kako postaviti Gmail račun kao profesionalac

E-pošta je najgora. Ako maknete pristiglu poštu bez nadzora čak i jedan dan, možete se zateći stotinama nevažnih poruka s nekoliko osobnih bilješki ljudi do kojih vam je zapravo stalo nigdje na vidiku.


optad_b

Uobičajeno bih za ovakve probleme preporučio provjerenu metodu Odaberi sve, Izbriši sve, ali to zaista nije odgovorno rješenje - pogotovo ako je e-pošta teoretski najlakši način da vas kontaktiramo na mreži.

Ako slučajno održavate Gmail račun (ili pet - tko računa?), A niste baš spremni za prelazak na Google Inbox , evo kako postaviti Gmail račun na najučinkovitiji mogući način.



1) Oznake i filtri su vaši prijatelji

Označavanje e-pošte najpametnije je što ikad možete napraviti na Gmailu, stvarajući stvari put lakše pronaći u crnoj rupi koja je vaša poštanska pošta.

Brzi način da započnete s označavanjem je stvaranje filtra koji će automatizirati označavanje budućih poruka. Odaberite osobu čiju e-poštu redovito primate, unesite njezinu adresu e-pošte u traku za pretraživanje, a zatim pritisnite Enter ili gumb povećala. To bi trebalo rezultirati svim Gmail nitima i razgovorima u kojima je ta osoba sudjelovala.

Kliknite strelicu padajućeg izbornika za prikaz opcija pretraživanja.



Gmail / Jam Kotenko

Podrazumijevano će se adresa e-pošte koju ste unijeli prikazati u polju 'ima riječi'.

Gmail / Jam Kotenko

Ovo bi trebalo pokriti svi poruke koje spominju adresu e-pošte. Ako želite posebno označiti e-poštu poslanu ili adresiranu na navedenu adresu e-pošte, premjestite adresu e-pošte u polja 'iz' ili 'u'. Kliknite 'Izradi filtar pomoću ovog pretraživanja' da biste nastavili.

Označite opciju 'Primijeni oznaku', a zatim kliknite 'Odaberi oznaku' da biste stvorili novu. Nakon što stvorite skup početnih naljepnica, možete ih odlučiti koristiti u budućim filtrima koje definirate.



Gmail / Jam Kotenko

Dodatna praksa koju biste trebali usvojiti - budući da ste ionako na putu da poludite s etiketama - jest gniježđenje naljepnica, što u osnovi znači određene naljepnice koje se stavljaju ispod širih općih naljepnica. Vrlo je korisno za grupiranje sličnih e-adresa i čini organiziraniju bočnu traku za Gmail. Ako vaša adresa e-pošte dobije više od 50 poruka dnevno, ovo će vam definitivno pomoći da smanjite masnoću na pristigloj pošti i puno brže dođete do važnog.

Gmail / Jam Kotenko

Svakako potvrdite okvir koji kaže 'Primijeni filtar i na [x] podudaranje razgovora' prije stvaranja filtra kako bi e-adrese koje ispunjavaju vaše parametre pretraživanja automatski dobile novu oznaku koju ste upravo kreirali.

2) Koristite kategorije

Samo u slučaju da još uvijek ljuljate stari stil Gmaila i niste svjesni novog sustava s karticama usluge, postoji pet kategorija koje novija verzija Gmaila klasificira vaše poruke:

Primarni, za osobne razgovore koji se ne pojavljuju na drugim karticama.

Društveni, za poruke s društvenih mreža, web mjesta za razmjenu medija i drugih društvenih platformi.

Promocije, za ponude, ponude i marketinške e-adrese.

nadopune, za osobne i automatski generirane e-adrese, uključujući račune, potvrde, račune i druge izvode.

Forumi, za poruke mrežnih grupa, mailing lista i rasprava.

Te su kategorije - nakon što se naviknete koristiti ih - zapravo korisne ako tražite određenu e-poštu i želite brzo ući i izaći iz svoje pristigle pošte. Da biste to omogućili, kliknite Postavke (aka ikona zupčanika u gornjem desnom kutu zaslona) i idite na 'Konfiguriranje pristigle pošte'.

Otvorit će se prozor u kojem možete odabrati koju od kategorija želite omogućiti. Pokušajte lebdjeti iznad svake od njih da biste vidjeli brzo objašnjenje kartice i neke primjere e-adresa koje bi mogle spadati u nju.

Gmail / Jam Kotenko

Primarna je jedina kartica koja se ne može poništiti jer tamo odlaze sve nekategorizirane e-adrese. Imate dodatnu mogućnost uključivanja e-adresa sa zvjezdicom u kategoriju Primarno.

Ako vam se značajka ne sviđa, poništite odabir svih kategorija da biste se vratili na stari prikaz pristigle pošte.

3) Koristite zvijezde

Klik na ikonu zvjezdice pored e-pošte pomoći će vam da označite važne poruke (poslane i primljene) kojima možete brzo pristupiti u odjeljku 'Sa zvjezdicom' na bočnoj traci.

4) Pronađite prikaz ulazne pošte koji vam odgovara

Prijava na vašu e-poštu može biti zastrašujući zadatak, pogotovo ako već dugo niste bili tamo. Obavezno omogućite pogled koji vam je najlakši na očima. Ponovno kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu zaslona i dajte tri dostupne opcije (Udobna, Ugodna ili Kompaktna) za probnu vožnju.

5) Uvećajte svoju stranicu

Za nekoga tko rijetko briše e-poštu, nema ništa neugodnije od nastavka klikati strelicu Dalje da biste došli do starijih poruka. Uvjerite se i omogućite maksimalan broj e-adresa prikazanih na stranici. Kliknite ikonu zupčanika i idite na Postavke. Pod maksimalnom veličinom stranice odaberite velik broj koji vam odgovara.

Gmail / Jam Kotenko

6) Koristite osobne pokazatelje i isječke

Dok ste još uvijek na stranici Postavke, možda biste mogli omogućiti i nekoliko korisnijih opcija koje su vam dostupne. Omogućivanjem osobnih pokazatelja e-pošta poslana na vašu adresu, kao i druge osobe, označit će strelicom () i poruke poslane samo vama s dvostrukom strelicom (»). Isječci će vam pružiti brzi pregled onoga što se nalazi unutar e-pošte, umjesto da prikazuje samo temu.

7) Istražite odjeljak Labs

Na Gmailovim laboratorijima čuvaju se svi sjajni mali dodaci stvoreni za rad s Gmailom. Iako su većina ovih značajki eksperimentalne i mogu se promijeniti, prekinuti ili nestati u bilo kojem trenutku, neke korisnije još uvijek rade i mogu vašoj e-pošti dati na remont koji treba. Kliknite ikonu zupčanika i idite na Postavke gdje možete pronaći karticu Labs.

Na ovoj stranici možete potražiti bilo koji laboratorij kojeg se sjetite kako biste provjerili postoji li. Evo nekih korisnijih:

Poništi slanje:Pruža vam priliku da vratite poruku nakon što kliknete gumb Pošalji. (Pogledajte stavku br. 8 na ovom popisu za više informacija o ovom laboratoriju.)

Pregledi Google Maps u pošti:Prikazuje vam prikaz karte bilo koje adrese spomenute u e-poruci.

Gadget Google kalendara:Sve sastanke ili događaje koje imate u kalendaru možete odmah vidjeti na bočnoj ploči.

Označi kao pročitano:Sada možete jednostavno umanjiti popis nepročitanih poruka jednostavnim klikom.

8) Poklonite si moć Poništavanja.

Još jedna neugodna (i ponekad opasna) pojava u području e-pošte je slučajno slanje poruke koju niste spremni poslati (ili ne biste trebali poslati). Ovu nesreću možete lako izbjeći klikom na ikonu zupčanika i ulaskom u Postavke, gdje možete provjeriti opciju Poništi slanje. Razdoblje otkazivanja možete postaviti na samo 5 sekundi, ali naprijed i odlučite se za najviše 30 sekundi. Zahvalit ćete nam kasnije.

Gmail / Jam Kotenko

9) Znati prečace na traci za pretraživanje.

Ovo je vjerojatno najvažniji savjet od svih savjeta spomenutih na ovom popisu. Ako znate kako se kretati kroz Gmail-ovu funkciju pretraživanja poput šefa, pomoći ćete vam pronaći adrese e-pošte koje su vam potrebne.

Upotreba ključne riječi za koju znate da je spomenuta u e-poruci koju tražite, sigurno funkcionira, ali Gmail ima popis učinkovitijih prečaca. Upišite ove fraze u traku za pretraživanje svog računa i sami ih testirajte:

  • na: (ime ili e-adresa)izvući će svu e-poštu koju ste poslali na adresu e-pošte
  • od: (ime ili adresa e-pošte)izvući će svu e-poštu koju ste dobili s adrese e-pošte
  • oznaka: (naziv oznake)povući će sve e-adrese pod tom oznakom
  • je: nepročitanoizvući će sve e-adrese koje još niste pročitali, uključujući stare e-adrese na koje ste možda zaboravili doći u prošlosti
  • je: sa zvjezdicomizvući će sve e-adrese koje ste označili zvjezdicom
  • kategorija: (naziv kategorije)izvući će sve e-adrese iz te određene kategorije
  • ima: prilogizvući će sve e-adrese uz koje je dodana datoteka

Možete ih čak i kombinirati kako biste dobili precizniji rezultat pretraživanja.

  • kategorija: (naziv kategorije) je: nepročitanopružit će vam popis nepročitanih poruka u određenoj kategoriji
  • oznaka: (naziv oznake) ima: prilogprikazat će vam popis poruka pod određenom oznakom uz koju je slučajno dodana datoteka

To su samo neke od mnogih dostupni operatori za napredno pretraživanje možete početi koristiti. Popis između ostalog uključuje opcije za poruke označene određenom zvjezdicom, kao i opcije za određivanje vremenskog raspona.

10) Instalirajte korisne aplikacije

Aplikacije nezavisnih proizvođača za Gmail često su dizajnirane da povećaju korisnost vašeg računa e-pošte. Sadrže upotrebe i opcije za koje niste ni znali da ih želite ili trebate. Evo nekoliko primjera:

Bumerang Gmail :Ova vam aplikacija omogućuje planiranje slanja e-pošte kasnije.

Gmail / Jam Kotenko

Omogućuje vam i praćenje važnih poruka koje trenutno niste nužno spremni pročitati - arhivira e-poštu i vraća je u bumerang kao novu i nepročitanu e-poštu na datum i vrijeme koje navedete.

Za ljude koji redovito šalju e-poštu na koju je potreban odgovor, Boomerang vam također daje vijest kad se ne javite od osobe s kojom ste kontaktirali, pružajući vam priliku da ostanete na vrhu svojih zadataka i pošaljete te daljnje korake e-poštu kad je to prikladno.

Gmail / Jam Kotenko

FullContact za Gmail:Ovo proširenje za Chrome pružit će vam brzi sažetak mrežne prisutnosti neke osobe pored e-pošte u kojoj se spominje. Možete i bolje upoznati aktivnosti osobe na društvenim mrežama, sve ukratko u Gmailu.

FullContact

Instalacija ove aplikacije pomoći će vam da se bolje pripremite kada trebate osobi napisati e-poštu ili je čak osobno upoznati.

KeyRocket za Gmail:Brzo naučite sve prečace za Gmail. To je jednostavno.

Sad kad znate sve trikove, polako ćete postaviti svoj Gmail račun za optimalnu pamet i uspjeh. Ako imate dodatnih trikova, javite nam u komentarima - malo mudrosti mape pristigle pošte u velikoj je mjeri.

Ilustracija Jason Reed